¿Alguna vez has sentido que las sesiones de
intercambio de ideas son una pérdida de tiempo total? ¿Crees que son necesarias
para obtener la aportación de tu equipo sobre un tema, pero la sesión
normalmente se convierte en unos cuantos participantes peleando y el resto sin
decir nada? Este es uno de los clásicos casos de sesión de intercambio de
ideas que resulta improductivo.
1.Sesiones para escribir ideas o «Brain Writing»
El principio general de esta técnica consiste en separar la generación
de ideas de la discusión. El líder del equipo comparte el tema con el equipo y
los miembros del equipo escriben sus ideas de manera individual. Esto ayuda a
eliminar el anclaje y anima a todos en el equipo a compartir sus propias ideas.
También da más tiempo para pensar sobre las ideas propias, lo que resulta
especialmente útil para los participantes introvertidos. Esta técnica de las
sesiones de intercambio de ideas funciona mejor con los equipos que parecen
estar muy influenciados por las primeras ideas presentadas durante una reunión.
2. Dinámica de representación
¿Alguna vez has pensado en cómo podría gestionar una situación otra
persona? ¿O qué podrían decir sobre un tema concreto? Con la dinámica de representación se pretende justo
eso. Piensa en cómo alguien, como tu jefe, un personaje famoso o, incluso, el
presidente de los Estados Unidos, podría gestionar la situación. Al verte a ti
mismo dentro de ese escenario puedes ofrecer al equipo una perspectiva
diferente, además de la posibilidad de nuevas ideas. Esta técnica funciona
mejor con aquellos equipos que se encuentran con las mismas ideas en proyectos
repetitivos.
3. Sesión de intercambio de ideas en línea o «brain-netting»
En la actualidad, los equipos virtuales están siendo cada vez más
habituales en todo tipo de negocios. La evolución del correo electrónico y las
herramientas de colaboración han hecho que trabajar a distancia sea la norma en
determinados entornos. Pero ¿qué pasa cuando el equipo tiene que unirse para
intercambiar ideas? Está claro que es posible lanzar ideas de un lado para otro
a través del correo electrónico, pero entonces se hace difícil archivar esas
ideas para las referencias futuras. Tener una única ubicación en línea donde
los miembros del equipo puedan colaborar resulta crucial para estos equipos
virtuales (piensa en un almacenamiento de documentos basado en la nube o en una
herramienta de colaboración en línea). Uno de nuestros clientes más conocidos,
Redfoo, utiliza Wrike para intercambiar ideas de música y ropa en
sus múltiples empresas. Creó una carpeta de ideas en Wrike, en la que se pueden
apuntar ideas y compartirlas con el equipo. De este modo, todas las ideas se
archivan en una ubicación central y se puede remitir a ellas con facilidad.
4. Ideación rápida
En ocasiones, las limitaciones de tiempo pueden contribuir a generar
ideas de una manera más rápida porque no hay tiempo de filtrar o pensar demasiado
en cada una de ellas. Con esta técnica, el líder del equipo proporciona de
antemano un contexto con informaciones o preguntas sobre el tema, el
presupuesto, el plazo de entrega, etc. A continuación, se establece un límite
de tiempo para que cada uno escriba tantos pensamientos o ideas sobre el tema
como sea posible, usando cualquier medio disponible. La gente no debe
preocuparse por filtrar sus ideas. La mejor parte de este estilo de sesión de
intercambio de ideas es que se puede personalizar completamente para cumplir
con las necesidades del equipo y del proyecto. Es posible usar varios medios
diferentes como papel y bolígrafo, pizarras en blanco, notas, etc.; cualquier
cosa que consiga despertar la creatividad. El límite de tiempo para tu sesión
de ideación rápida puede ser de 5 a 45 minutos, dependiendo de la complejidad
del tema. Esta técnica es buena para los equipos que tienden a salirse del
camino o para fijar un límite de tiempo en aquellas sesiones de intercambio de
ideas que normalmente se alargan más de lo esperado.
5. Sesión de intercambio de ideas de todos contra todos
Este método se inicia reuniendo al equipo en un círculo. Una vez que se
publica el tema, tienes que ir por el círculo uno por uno y tomar una idea de
cada persona hasta que todos hayan tenido su turno. A la vez habrá un
facilitador que grabará todas las ideas para que puedan discutirse cuando acabe
el tiempo de compartirlas. Es muy importante no evaluar ninguna idea hasta que
todos hayan tenido la oportunidad de compartir la suya. Esta técnica es buena
cuando algunos de los miembros del equipo tienden a no intervenir durante las
reuniones.
6. Explosión estelar o «starbursting»
Esta forma se centra en formular preguntas en vez de respuestas.
La explosión estelar reta al equipo a que formulen
tantas preguntas sobre el tema como puedan. Una manera fácil de comenzar una
sesión como esta sería empezar a hacer una lista de preguntas que traten sobre
quién, qué, dónde, cuándo y por qué. Este estilo garantiza que todos los
aspectos del proyecto se aborden antes de que se ejecute ningún trabajo. Es una
buena técnica para los equipos que tienden a pasar por alto determinados
aspectos de un proyecto y que acaban dándose prisa para conseguir que se hagan
las cosas en el último minuto.
7. Técnica de la escalera
Desarrollada en 1992, este estilo anima a cada miembro a hacer su
aportación de manera individual antes de verse influenciados por todos los
demás. La sesión comienza con el facilitador compartiendo el tema o la pregunta
con todo el equipo. Después, todos, excepto dos miembros del equipo, abandonan
la habitación. Estos dos miembros discuten ahora sobre el tema y sus ideas. A
continuación, se añade un miembro más del grupo. Este nuevo miembro aportará
sus ideas antes de que los otros dos debatan sobre las suyas. Este ciclo se va
repitiendo hasta que todos los miembros del grupo estén en la sala. Esta
técnica es especialmente útil para los equipos que se ven fácilmente influenciados
por un solo miembro o dos del equipo, lo que lleva al pensamiento colectivo. También ayuda a alentar a
los más tímidos del grupo a compartir sus ideas sin sentirse intimidados por
una habitación llena de gente.
